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Ablauf der Zertifizierung

Jeder Betrieb und jedes Unternehmen in der Produktkette Holz und Papier, das Aussagen zur Herkunft seiner Produkte aus nachhaltiger, PEFC-zertifizierter Waldbewirtschaftung treffen möchte, benötigt dafür ein PEFC-Zertifikat. Dabei müssen sowohl ein Lieferant von zertifiziertem Material als auch ein Abnehmer zertifizierter Produkte, gegenüber dem die Aussagen getroffen werden, identifiziert werden können.

Wie funktioniert die Zertifizierung?

Einen Überblick über die einzelnen Schritte der PEFC-Zertifizierung für Unternehmen der Chain-of-Custody zeigen wir Ihnen hier:

1. Intern kommunizieren

Informieren Sie Ihr Team über PEFC und Ihre Motive, sich zertifizieren zu lassen. Sie oder einer Ihrer Kolleginnen oder Kollegen wird verantwortlich für die Umsetzung und Aufrechterhaltung der CoC-Zertifizierung sein. PEFC bietet Ihnen eine breite Palette an Informationsmaterialien und Präsentationen. (Kontaktieren Sie die PEFC-Geschäftsstelle unter info@pefc.de)

2. Prozesse anpassen:

Machen Sie sich mit den Anforderungen an Ihr Managementsystem vertraut, um eine korrekte Umsetzung der CoC-Prozesse zu gewährleisten. Stellen Sie sicher, dass Sie bei der Beschaffung und beim Verkauf von zertifiziertem Material die erforderlichen Informationen erhalten bzw. weitergeben, und beachten Sie die sozialen Anforderungen, die integraler Bestandteil der CoC-Zertifizierung sind.

3. Für eine Option entscheiden

Lassen Sie sich einzelbetrieblich zertifizieren oder entscheiden Sie sich für eine Multi-Site-Zertifizierung, sofern Ihr Unternehmen mehrere Standorte hat oder Sie sich mit anderen kleinen Unternehmen für die CoC-Zertifizierung zusammentun wollen. Als dritte Möglichkeit bieten wir die Zertifizierung einzelner Projekte an, die speziell für zeitlich befristete Projekte mit einer Vielzahl an Vertragspartnern, insbesondere Bauprojekte, geschaffen wurde.

4. Methode wählen

Zur Auswahl stehen die Methode der physischen Trennung, bei der zertifiziertes Material von nicht-zertifiziertem Material zeitlich, räumlich oder durch Kennzeichnung getrennt gehalten wird, sowie die Prozentsatzmethode für Unternehmen, die zertifiziertes Material mit nicht zertifiziertem Material vermischen.

5. Risiko minimieren

Bauen Sie gemäß den PEFC-Vorgaben ein System der Sorgfaltspflicht auf, um das Risiko der Verwendung von Holz aus umstrittenen Quellen zu minimieren. Damit erfüllen Sie gleichzeitig die Anforderungen der EU-Holzhandelsverordnung. Entscheiden Sie, ob Sie Produkte auch mit der Deklaration „PEFC kontrollierte Quellen“ versehen wollen.

6. Zertifizierungsstelle beauftragen

Holen Sie Angebote von akkreditierten, von PEFC zugelassenen Zertifizierungsstellen ein und erteilen Sie einem Zertifizierer den Auftrag. 

 

7. Das Audit vorbereiten

Bereiten Sie alle erforderlichen Unterlagen vor und vereinbaren Sie einen Audittermin mit Ihrer Zertifizierungsstelle. Ein unabhängiger Auditor überprüft, ob Sie die Anforderungen des PEFC-CoC Standard erfüllen. Nach erfolgreichem Audit erhalten Sie vom Zertifizierer das PEFC-CoC-Zertifikat, mit dem Sie in der PEFC Geschäftsstelle formlos die Nutzung des PEFC-Logos beantragen können.

8. Nachhaltig beschaffen

Bevorzugen Sie Lieferanten mit PEFC-Zertifizierung. Fordern Sie alle Lieferanten, die bisher noch nicht zertifiziert sind, auf, sich zertifizieren zu lassen. So werden Sie in die Lage versetzt, sämtliche Produkte als „100 % PEFC-zertifiziert“ zu verkaufen und das eingekaufte Material als „Risiko vernachlässigbar“ einzustufen (dies reduziert den Aufwand bezüglich Ihres Systems zur Sorgfaltspflicht erheblich).

9. Extern kommunizieren

Verwenden Sie das PEFC-Logo auf Ihren Produkten, um gegenüber Kunden und Endverbrauchern Ihr Verantwortungsbewusstsein hinsichtlich einer nachhaltigen Waldbewirtschaftung zu demonstrieren.
Nutzen Sie weitere Medien (Ihre Internetseiten, Pressemitteilungen, Broschüren, etc.), um über Ihre Zertifizierung zu informieren.

10. Zertifizierung erneuern

Ein PEFC-Zertifikat ist in der Regel fünf Jahre gültig. Vor Ablauf der Zertifizierungslaufzeit ist eine Wiederholungsbegutachtung erforderlich. Jedes Jahr überwacht Ihr Zertifizierer die Einhaltung der CoC-Anforderungen und entscheidet über Aufrechterhaltung, Aussetzung oder Entzug des Zertifikats.

Zudem können Sie weitere Informationen zu den einzelnen Schritten auch in unserer Chain-of-Custody-Broschüre sowie in unserem Leitfaden zur Einführung eines Chain-of-Custody-Systems nachlesen.

Das maßgebliche Regelwerk ist der international gültige Chain-of-Custody-Standard von PEFC (PEFC D ST 2002:2013), den Sie  hier herunterladen können. Dieser Standard beschreibt die Anforderungen an die Unternehmen der "Produktkette Holz", wenn sie Angaben zur Herkunft der Rohstoffe in den verkauften bzw. weitergeleiteten Produkten machen und/oder Herkunftszeichen verwenden, die als zuverlässig und glaubwürdig anerkannt werden sollen.

Die Zertifizierung selbst erfolgt durch unabhängige, fachlich kompetente und akkreditierte Zertifizierungsstellen, die von PEFC Deutschland e. V. zugelassen ("notifiziert") sind, wodurch die Glaubwürdigkeit der Zertifikate gewährleistet ist. Der Zertifizierer muss darüber hinaus über umfassende Kenntnisse über das PEFC-System verfügen. Bei einem positiven Ergebnis der Begutachtung des Unternehmens (Audit) stellt die Zertifizierungsstelle das Chain-of-Custody-Zertifikat nach PEFC aus. Sowohl die Zertifikatsvergabe als auch dessen Aberkennung liegen im ausschließlichen Verantwortungsbereich des Zertifizierers .

Mit der offiziellen Deklaration "PEFC-zertifiziert" können von einem Unternehmen mit PEFC-CoC-Zertifikat jene Produkte ausgezeichnet werden, die nachweislich aus einem PEFC-zertifizierten Wald stammen bzw. aus Recyclingmaterial hergestellt wurden und nur aus Rohstoffen bestehen, die aus kontrollierten Quellen stammen. Der Nachweis wird durch ein Waldzertifikat bzw. ein Chain-of-Custody-Zertifikat des Lieferanten und eine  entsprechende Information auf einem Lieferdokument erbracht.

Option „Gruppen-Zertifizierung“

Unter dem Schlagwort „Multi-Site-Zertifizierung“ wird Unternehmen mit mehreren Betriebsstätten bzw. Gruppen mit einer zentralen Koordinationsstelle die Umsetzung der PEFC-Chain-of-Custody erleichtert. Dies ist möglich, da die „Multi-Site-Zertifizierung“ die Anwendung von Stichprobenverfahren zur Auditierung der einzelnen Betriebsstätten bzw. Gruppenmitglieder vorsieht. Das Stichprobenverfahren verlangt jedoch, dass innerhalb der Gruppe Struktur, Verantwortlichkeiten und Kontrollmechanismen klar definiert sind. Organisatorische und vertragliche Beziehungen zwischen Zentrale und den Betriebsstätten bzw. Mitgliedern sind hierzu notwendig. Die Koordinationsstelle muss dabei den Mitgliedern Informationen und Anleitungen bereitstellen und ein internes Audit-Programm unterhalten, das die Umsetzung korrigierender und vorbeugender Maßnahmen beinhaltet. Natürlich sind die Mitglieder zur Umsetzung der CoC-Anforderungen im Einklang mit dem PEFC-Standard verpflichtet.

Was passiert beim Audit?

Kompetente und erfahrene Gutachter führen die jährlichen Audits nach einem klaren Ablaufplan durch. Der Auditor sammelt nötige Informationen und nimmt Einsicht in relevante Dokumente (gültige Urkunden der Lieferanten, Rechnungen, Lieferscheine, Nachweise über interne Audits etc.). Er prüft anhand einer Checkliste die PEFC-Standards und hält seine Ergebnisse in einem Auditbericht fest – werden keine gravierenden Abweichungen festgestellt, wird das Zertifikat erteilt bzw. verlängert.

Der Inhalt der Überprüfung wird vom Internationalen PEFC-Chain-of-Custody-Standard vorgegeben. Die Zertifizierungsstelle kontrolliert anhand einer Checkliste, welche alle Anforderungen enthält, die Einhaltung dieses Standards durch das zertifizierte Unternehmen. Teil des Audits ist auch die Dokumentation der aktuellen Produktpalette, dies erfolgt anhand eines Produktfragebogens.